如何写年终感谢信,人们实际上会读

Year End Thank 您 Message

您还记得您最近通过电子邮件收到的年底感谢信吗?

大部分假期或年末的感谢信都给我们带来了良好的信誉和赞赏,我们都从公司那里收到了非常可悲的消息。给人的印象是,公司的某人决定他们需要在年底将一些东西发送给他们的客户。他们拍了一些毫无意义的文本,将其与电子邮件列表合并,然后放开。消息是一年又一年的。

主题行为“ Season”的电子邮件 ’…”,“我们祝您节日快乐”或“感谢您的生意”的问候,开张率低于平均水平。每个人都认为他们知道这些消息会说些什么,因此他们甚至不必费心打开它们。

不一定要那样。这里有一些想法可以使您的年终沟通脱颖而出,并给客户留下深刻的印象。

电子邮件真的是最好的方法吗?

电子邮件超载使年终感谢邮件难以使用

大多数公司使用的通信渠道是第一个问题。多年前,公司发送了实际的贺卡。是的,其中许多是通用公司卡,但与电子邮件不同的是,大多数仍然处于打开状态。

现在,大多数公司通过电子邮件发送年终感谢信息或季节问候。这些邮件不仅会吸引客户的收件箱中的常规电子邮件通讯,而且还会与来自与他们有业务往来的其他所有人的类似的年终电子邮件争夺注意力。营销人员过度使用了电子邮件渠道,因此吸引注意力是一个巨大的挑战。

如果您想在年终感谢信中留下深刻的印象,请尝试发送实际邮件,而不是今年再发送电子邮件。您的客户将不胜感激,并会认可您为大多数公司所不愿与他们联系的额外投资。

实际上,研究表明 消费者信任直邮 远远超过数字渠道。

邮政邮件有很多优点:

  • 客户每天收到的消息少得多
  • 不仅仅局限于简短的主题,以引起客户的关注
  • 没有垃圾邮件过滤器
  • 对价值的感知要高得多。因为它更有价值。
  • 有趣的作品几乎总是被打开或查看

邮政服务可以帮助您创建年终消息,这些消息不仅会引起客户的关注,而且还会给人留下积极的印象。直接邮件自动化使它的工作量与电子邮件相同,而更大的影响使其值得花费更多。

我应该寄明信片还是信件?

选择明信片或信件作为假期的感谢信息

选择年终感谢消息的格式是重要的第一步。明信片和信件都有各自的优点,在选择格式之前,应考虑这些优点。

为什么选择年终的一封信,谢谢?

  • 您 are communicating a message from an executive
  • 您’重新传递的消息应该有点形式化
  • 你有很多话要说’t want to “cram” into a postcard

为什么选择明信片?

  • 您的广告素材具有功能强大的图像,可帮助传达您的信息
  • 您 can communicate your primary message with headlines
  • 您’d就像您的邮件没有信封一样

我们看到客户同时选择信件和明信片(通常是6×9 or 6×11)格式,并与他们做得很好。没有’费用上的差异很大,因此请务必选择最适合您的创意方法的格式。

是的,在您的年终确认2020年的挑战感谢信息

2020年的挑战

显然,冠状病毒大流行已经影响到公司,其客户,员工,合作伙伴和供应商。他们遭受了个人损失,健康问题,收入下降,下岗工人,失业以及进行了无数次调整。每个人都受到影响。您的感谢信息应确认COVID-19对您的业务有影响,并应了解大流行和经济下滑如何影响了您的客户。在您的年终消息中,感谢客户的努力,并让他们知道您的关心。

您可以感谢在大流行期间继续向您下订单的客户以及那些 ’一直困扰着你对于那些活动受到限制的人,您的信息应该是希望和保证之一,您可以随时与他们再次开展业务(请参阅下面的“通过细分进行个性化设置”部分)。

您不应该在感谢信中提及负面因素,但是忽略大流行的影响将是毫无意义的。确认病毒,祝您的客户和其他利益相关者身体健康,经济上有弹性,并继续进行其余的信息。

确保实现目标:数据质量至关重要

数据质量很重要

要通过邮件向客户发送年终感谢消息,您的数据库必须包含当前的邮政地址。许多公司已经将所有通信都迁移到了数字交付中,但他们停止了更新CRM系统中客户地址的工作,并且其数据已过时。专家估计,未维护的客户数据的准确性每月下降约2%。

如果美国邮政服务无法将您的消息传递给预期的收件人,您将花费所有时间和精力来创建个性化的印刷通信。如果您的记录没有邮政地址信息,请与可以为您附加此数据的公司联系。给定名称,电话号码,甚至仅是电子邮件地址,这些服务都可以找到匹配的邮政地址来更新您的记录。

需要附加邮政地址帮助的邮政客户可以咨询其邮政客户代表。我们很乐意为您推荐可以为您完成这些任务的公司。

如果您没有持续更新文件,则许多客户的邮件地址可能不可靠。根据美国人口普查,每年约有14%的人口迁移。即使他们不动,重命名的街道和新的邮政编码也会改变家庭或公司的地址。要更新您的数据,您的客户文件必须通过官方的USPS数据库进行处理,以检查地址的准确性并移动更新。邮寄之前,邮递服务会自动处理客户的数据文件,以确保邮件中包含更新的地址。

在清理地址时,请检查其他客户数据的质量。检查以确保要在年终问候语中引用的数据字段正确无误。考虑数据项,例如名字,姓氏,公司名称,职务,性别,客户类型和忠诚度数据。使用默认值填充空白数据字段。摆脱重复。拼写错误,空格或大小写错误(Macdonald,Ibm Corporation或ALL CAPS)将破坏您希望通过打印的谢谢消息留下的印象,因此请首先修复数据。

个性化:显式数据使用

个性化有助于年底感谢信息

个性化可以有多种形式,从使用人的名字到自定义消息本身。如果您的客户是企业,我们建议您直接向客户主管和主要联系人(而不是公司)发送年终感谢消息。

同样适用于与您合作的业务伙伴和供应商。员工姓名和地址应该容易获得。

要个性化您的年终明信片和信件,请使用CRM,客户数据库,应付帐款和HR系统中的数据。您可以使用以下方法直接导入一些列表 邮政学integrations,以及其他您可以导出到的对象 .CSV文件导入.

您可以使用这些数据来填充诸如“我们重视自%CUSTOMER_SIGNUP_YEAR%起我们与%COMPANY%的关系”之类的段落。您的数据越全面(正确),您就可以通过插入显式变量来个性化文本。

您可以通过Postalytics轻松地将可变数据合并到年终信件或明信片中。使用 邮政学Direct Mail Editor 进行设置。您甚至可以将客户照片指定为变量。例如,汽车经销商会在每个买家取货时为他们拍照。

这是演示此操作的视频:

For more information, check out the 邮政学documentation for “可变数据 ”。

个性化:细分

分割

唐’让您的年终感谢消息从过去就落入千篇一律的方法。分割您的客户文件并撰写与每个细分相关的文本。例如,如果您的园林绿化公司同时为住宅和商业客户提供服务,则讨论的术语和项目可能会针对每个组而有所不同。

或者,您想与金级客户或铜级或白银客户交流的方式有所不同。长期客户应得到他们的忠诚度的认可,但是您用来表达对新客户的感谢之词可能表示您对长期和繁荣关系的期待。也许您的年终感谢信会根据客户的地理位置而有所不同。一家全国性的虫害防治公司可能在一个地区提到白蚁和火蚁,而在另一个地区提到木匠蚂蚁或外来甲虫。个性化的可能性是无限的。

邮政系统通过称为“可变逻辑编辑器”的功能来处理此类个性化设置。您可以设计单个明信片或字母,并使用可变逻辑来控制在单个邮件上显示哪些文本块或图像。

可变逻辑123

变量替换是通过简单的条件语句完成的,该条件语句检查数据字段的值,然后插入相应的内容。例如,您的信件或明信片模板可能包含诸如“ IF%STATE%= AZ”的语句。遵循此条件声明可能是沙漠景观的照片。下一个条件可能是“ IF%STATE%= WA”,然后是常绿森林的照片。

使用此强大功能,您可以创建一个年终消息,其中包括仅与某些组有关的段落或其他元素。客户会认为这种交流更加个性化。这些沟通比大多数公司在每年这个时候向客户发送的一般公司问候要有效得多。

Test 您r Personalization With Digital Proofs

与任何涉及可变数据的项目一样,请务必进行测试。邮政服务有内置的直接邮件“Proofer”帮助您使用实时数据进行测试。

在整个过程中运行一些数据,并确保每个变量组合都能达到预期的内容。查找数据异常,例如导致格式问题的超长数据值。当数据字段为空时,请确保正确使用默认值。确保文本和图形与您对每个客户的了解一致。

12做’s And 唐’ts:年终要写些什么谢谢消息

年终要做什么和不应该谢谢

您可以使用所述的个性化技术来创建年终感谢消息,其效果将比您去年可能发送的普通电子邮件产生更大的影响。但是您应该在这些类型的消息中说些什么?而且,同样重要的是,您不应该说什么?

每个公司传达的信息内容都会有所不同,并且在很大程度上取决于品牌的文化和形象。有些可以幽默,有些则不能。我们最好的建议是写感激。请记住,您是在感谢客户的业务,而不是试图向他们出售更多产品。像一个人一样写作,表现出同理心和赞赏,就可以了。

这是一些基本的感谢信,可做的和不可做的:

尽可能个性化。个性化的程度将取决于准确数据的可用性和项目范围。

表示感谢 客户的业务以及他们对您公司的信任。

不要宣传。抵制包含名片或折扣优惠的冲动。您可以邀请客户与您联系以提出问题,但您不应将年终感谢信息视为联系的机会。除非是像加入您的公司以支持慈善机构那样的完全无私的建议,否则这里不会采取行动。

做到货真价实。避免过度表达赞赏。

不要太个性化。尽管个性化比普通内容更有利,但不要因为过于露骨而越过界限。

确保您的信息前后一致 与您的组织的个性。如果您的公司是一家两败俱伤的公司,则添加华丽的散文或图像会使客户感到困惑。

告诉客户他们的业务对您意味着什么,而不吹捧您创纪录的利润或其他自我服务的细节。慈善是例外。让捐赠者知道您的慈善机构因捐赠而做出的善举是一个好主意。

如果可以的话,请包括具体细节。如果您的数据允许,请提及购买活动或完成的项目等详细信息,该信息对于收到该信息的客户而言是唯一的。注意:如果您的数据不正确或不完整,最好避免使用明确的参考。

一定要指未来 带有“我们期待与您一起进行下一个项目”之类的短语。

务必以执行人员的签名结束交流 或您组织中的其他实际人员。

不要像公司一样写作。避免像公司电话一样说话和写作。专业与休闲的语气取决于您的品牌形象。

不要让您的邮件未经校对 用于拼写,内容和语法。使用Postalytics打样器可以帮助您完成此过程。让其他人阅读并在可能的情况下提供反馈。如果您是独自一人,请在写完邮件后的第二天大声朗读。您可能会发现一些需要改进的地方。

您的年终感谢消息不应该只是一项复选框任务。如果您在解决问题时遇到麻烦,请投资邮政邮件并创建一些重要内容,使它们具有影响力并令人难忘。